© RUTAS POR EXTREMADURA

DISEÑO, DESARROLLO Y ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO SOCIO – CULTURAL EN LA CIUDAD DE TRUJILLO

1ª EDICIÓN 

 INDICE:

1.    Datos Generales del promotor/es.

2.    Descripción y diagnóstico del contexto:

2.1.           ¿Porque este evento?

2.2.           ¿Porque en Trujillo?

2.3.           Oportunidad.

2.4.           Síntesis del evento

3.    Descripción y desarrollo del Evento:

3.1.           Descripción.

3.2.           Participantes en el evento.

4.    La Producción y Organización del Evento:

4.1.           Descripción y especificaciones de los diferentes escenarios de celebración de las actividades.

5.    Anexos:

5.1.           Anexo I:         Argumentación financiación.

5.2.           Anexo II:        Organigrama Organización.

1. DATOS GENERALES DEL PROMOTOR.

Promotor:            

RUTAS POR EXTREMADURA

Web:              http://www.turismoextremadura.eu

Blog:               http://www.rutasporextremadura.net

 2. DESCRIPCIÓN Y DIAGNÓSTICO DEL CONTEXTO.

Esta iniciativa gira entorno a la idea de realizar unas jornadas en un marco idóneo como es la ciudad de Trujillo, en las que personas, venidas de cualquier punto puedan conocer Extremadura a través de las representaciones más significativas de nuestra región, disfrutando y participando en las mismas, de la mano de sus propios protagonistas que amenizaran con su actuaciones al público.

Tendrán la ocasión de contemplar una buena parte de la herencia atesorada por el paso de diversas culturas y que a lo largo de todo este tiempo, se ha mantenido viva, gracias a la labor de nuestro padres que han inculcado, año tras año, un pedacito de historia a sus hijos.

Se podrá disfrutar de lo más representativo de la Tradición de Extremadura a través de la idealización escénica de las diferentes expresiones culturales y tradiciones que son representadas en las diferentes localidades de la región.

Esta herencia de nuestros antepasados  hace de esta iniciativa un hito único en el contexto nacional e internacional, un nexo de unión entre todos los extremeños, fomentando la integración participativa, a través del conocimiento de nuestras tradiciones, poniendo en valor la identidad extremeña en cada una de ellas.

2.1 –  ¿Porque este evento?

La respuesta a esta pregunta se torna sencilla, debido a la falta de conmemoraciones del día de Extremadura, bien por falta de presupuesto, por carecer de interés para los representantes políticos, o por falta de iniciativas institucionales y/o privadas.

Vemos año tras año como se va perdiendo una oportunidad para avanzar en el conocimiento y la difusión de la identidad extremeña, una oportunidad que dejamos escapar cada año que pasa, de hacer comunidad, de hacer más Extremadura…. y  una oportunidad para beneficiar al tejido turístico empresarial de la región.

 2.2 – ¿Porque en Trujillo?

Trujillo por historia, patrimonio arquitectónico y situación geográfica, constituye un enclave idóneo para albergar la celebración de este evento, las conexiones terrestres por carretera y sus espacios abiertos hacen de Trujillo un lugar perfecto para la organización del mismo.

La experiencia acumulada en los años en que se celebraba el día de Extremadura en Trujillo fue muy importante. Miles y miles de personas fueron bien atendidos y los dispositivos de seguridad, limpieza y organización en general estuvieron a la altura. En la actualidad se celebran otros eventos de importante magnitud como  la “Feria internacional del Queso” que a día de hoy, un gran referente en el sector.

Añadir a estas cualidades, mencionadas anteriormente, las de tener una gran oferta hotelera y restauradora, que haría posible la organización y acomodo de un gran número de participantes y visitantes.

Por tanto consideramos a Trujillo una candidata excepcional.

También es de reseñar la cantidad de espacios públicos y privados que pueden destinarse a conferencias, coloquios, actos culturares, etc.

2.3 – Oportunidad.

En la actualidad, son muchas las actividades socio-culturales que se ofrecen, desde cualquier tipo de entidad pública y/o privada. Debido a la cantidad de eventos existentes, nuestra iniciativa no pretende restarle importancia, sino dar un giro más, si cabe, a la puesta en valor del patrimonio cultural de Extremadura, por ende, fomentando el conocimiento de las tradiciones y cultura de nuestra región, aportamos nuestro granito de arena en pos de una identidad propia, una identidad Extremeña.

 3. DEFINICION Y DESARROLLO DEL EVENTO.

 A continuación se describirán las características básicas del evento y su desarrollo:

 3.1 –  Descripción

 El “Festival Extremadura” se compone de varios escenarios de actuación que facilitaran al visitante una experiencia única, además de ofrecerle una interacción en primera persona con el entorno y las actividades. Por una parte las representaciones de las fiestas tradicionales de la región (ej. El Peropalo, Los empalaos, etc.), por otra parte se realizaran un concurso de tapas y muestras gastronómicas tradicionales, conciertos realizados por grupos y artistas de la región, folclore…. Todo esto complementado con una amplia oferta cultural sobre aspectos de la cultura, arte, patrimonio, historia de Extremadura, etc. y un buen número de competiciones y exhibiciones deportivas.

Todas las actividades serán seguidas, comentadas, logeadas y potenciadas por las redes sociales (a través de la Web y demás herramientas socialmedia creadas a tal efecto), lo que hará crecer la magnitud del evento, posibilitando la interactuación en tiempo real con todas las actividades, tanto por los visitantes que se encuentren en Trujillo, como los que se encuentren a kilómetros de distancia de la ciudad.

A continuación se relacionan las distintas actividades que conformaran el núcleo del evento:

•       Representaciones Fiestas Tradicionales.

•       Concurso de tapas con productos de nuestra región.

•       Actuaciones en vivo de grupos y artistas de Extremadura.

•       Actuaciones de grupos y asociaciones regionales de coros y baile.

•       Competiciones y exhibiciones deportivas por deportistas reconocidos nacional e internacionalmente, de nuestra región.

•       Charlas, coloquios, lecciones magistrales, etc.

3.2  – Participantes 

En este punto describiremos los perfiles de los participantes que posibilitarán  con su presencia el desarrollo del evento.

A continuación se relacionan por actividades:

a)      Representaciones culturales.

Las expresiones culturales serán realizadas por un número determinado de representantes de la localidad invitada, además de los actores que realicen las escenificaciones, contarán con una persona que hará de embajador de la localidad en cuestión, como por ejemplo: un cargo del Ayuntamiento, un representante de las asociaciones culturales más importantes de la localidad…,

b)     Concurso de tapas con productos autóctonos de la región.

El concurso de tapas se desarrollara por los locales de restauración que se inscriban en el mismo y se celebrará durante el transcurso del evento, a tal efecto, se confeccionará un calendario de actividades, para poder informar a los visitantes y degustadores de cuáles son las actuaciones y demás actividades a realizar para poder disfrutar de este concurso en toda su magnitud.

La novedad del concurso, es el protagonismo creciente e indiscutible de las redes sociales en su desarrollo, que potenciará su interacción y la dinamización de la misma, además será clave a la hora de elegir a los ganadores del concurso. Las tapas están destinadas a ser la base de la alimentación de la mayor parte del público que se acerque al Festival. Una forma económica y divertida de degustar nuestra cocina.

c)      Actuaciones en vivo de grupos y artistas de la región.

En esta actividad serán acondicionados los  escenarios anteriormente utilizados por las representaciones culturales, estos albergarán puntualmente actuaciones de grupos y artistas de la región que amenizarán con su música las noches del evento, aportando color y autenticidad al evento. Tres o cuatro grupos importantes y ocho o diez amateur de distintos estilos.

d)     Actuaciones de coros y grupos de baile regionales.

Esta será una actividad que se realizará a modo de complemento de las representaciones culturales, siempre relacionadas con la actuación que se realice.

Animarán y dinamizaran de manera puntual y aleatoria, a todo el público asistente.

e)      Pruebas Deportivas.

Eslalon de Mountain Bike, exhibición de biketrial, carrera de Cross y otras disciplinas.

 4. LA PRODUCCIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL EVENTO

Al frente de la organización del evento se contará con un nutrido grupo de trabajo, voluntariado de las diferentes asociaciones, responsables de área, coordinadores de los distintos escenarios, equipo de seguridad, etc.

Se contará con la colaboración inestimable y la aportación económica y/o en especias del Ayuntamiento de Trujillo y el Gobex, a través de la Dirección de Turismo, Diputaciones de Cáceres y Badajoz, Grupos de acción local, mancomunidades, además de las asociaciones de empresarios de los sectores representados en el evento.

Por último se establecerá un plan de patrocinios que recoja todas las aportaciones citadas anteriormente y añada las que se realicen, por parte del tejido empresarial tanto de la localidad de Trujillo, como del resto de la región. En este plan estratégico se definirán las líneas de actuación en cuanto a las posibles colaboraciones, cesiones y RSE, que ayuden a la financiación parcial del evento, formando parte del grueso del capital necesario para sufragar los gastos de organización del “Festival Extremadura”.

Se contara con el máximo de audiencia para la ocasión, tanto de la televisión regional, como medios de comunicación nacionales e internacionales, prensa escrita, radio, etc. que se harán eco del acontecimiento.

Juegan un papel importante para lograr un gran poder de convocatoria, la red social media, con la que se realizarán labores de comunicación y marketing, con el propósito de salir fuera de las fronteras de la región y que los extremeños que se encuentren fuera de la región en ese momento puedan disfrutar del evento. Un papel importante son las casas de Extremadura como lugares de reunión, para disfrutar de la retransmisión de las imágenes del evento. Mediante esta red se lograría un hito y un gran alcance mediático, similar al de muchos programas de televisión.

4.1 – Descripción y especificaciones de los diferentes escenarios de celebración de las actividades.

A continuación se detallan las diferentes actividades y distintos escenarios donde tendrán lugar las actuaciones.

a)    Representaciones culturales 

En este apartado se contempla la reserva de determinados espacios repartidos por la Ciudad de Trujillo, en el que se representarán pasajes de las tradiciones y festividades invitadas al evento. Estas representaciones serán puestas en escena por un grupo de habitantes de la localidad de origen y estarán acompañados por una representación local abanderado.

En estas actuaciones el público podrá participar de ellas en la medida en que su seguridad no esté comprometida. Se prevé más de cuatrocientas personas actuando.

b)   Concurso de tapas con productos de la región.

El concurso de tapas será realizado mediante un circuito establecido a tal efecto, en el que se marcan las posiciones geolocalizadas, de los locales que participan en el concurso diariamente y también las especialidades que podrán saborear, toda esta información será facilitada por una App gratuita a la que tendrán acceso en la web oficial del evento, que les permitirá en tiempo real poder valorar las catas y demás características,  según las normas del concurso, establecidas a tal efecto.

c)     Actuaciones en vivo de grupos y artistas de la región.

Para las noches, se contará con la participación de grupos y artistas de la región, que amenizarán las noches con su música, en los mismos escenarios que han sido utilizados con anterioridad por las representaciones culturales, estos escenarios contarán con todas las medidas de seguridad para que se pueda disfrutar de las actuaciones si peligro alguno, además de una bar donde adquirir a precios populares bebidas refrescantes.

d)   Actuaciones de grupos regionales de baile.

Se invitarán a asociaciones y grupos folklóricos de la región, estos serán los encargados de amenizar y dinamizar al público asistente, en los diferentes escenarios donde se realicen las representaciones culturales (ej. En los cambios de actuación, lugares cercanos, pasacalles, etc.).

e)    Competiciones y exhibiciones deportivas.

Otra parcela importante del evento, es la organización de competiciones y exhibiciones deportivas. Por ejemplo, un eslalon para mountain bike profesional/amateur, que lo denominaremos, 1ª Edición Trial “Ciudad de Trujillo”, podría discurrir  por los aledaños del castillo (parte antigua, traseras del castillo Huertas de la Magdalena y zona del espolón), siempre aprovechando el marco incomparable, se diseñara un recorrido con dificultad media en la modalidad de eslalon o similar.

Carrera de Cross, media maratón o cualquiera de las disciplinas relacionadas,  recorrería los aledaños de Trujillo y parte de la comarca, está por decidir el nombre y la tipología concreta, el recorrido, etc.

 5. Anexos. 

5.1 – Anexo I:     Argumentación financiación.

El grueso de los gastos del evento representan los gastos de manutención y hospedaje de los participantes en las representaciones y actuaciones que se realicen.

Para ello pediremos la colaboración de las empresas hosteleras y de restauración de Trujillo y alrededores, de tal manera que cederían un porcentaje de sus habitaciones para el alojamiento y los restaurantes proporcionarían menús especiales en función de sus mesas para la manutención de los mismos.

El resto sale de la cooperación de las distintas instituciones intervinientes, patrocinadores, esponsors, etc.  aportando cada uno lo que más fácil le resulta, casi siempre en especias.

En la tabla siguiente se muestra de manera resumida las aportaciones de cada una de las entidades y participantes activos en el evento.

GASTO	IMPORTE	RESPONSABLE
Transporte y desplazamiento de participantes	Medios propios o públicos	Ayuntamientos y/o asociaciones culturales de sus respectivas localidades.
Alojamiento de participantes	300 pernoctaciones en habitaciones dobles	Patrocinio Establecimientos de Trujillo
Manutención De  participantes	600 menús especiales	Patrocinio Establecimientos de Trujillo
Atrezo representaciones	Recursos propios o públicos	Cada grupo trae su equipo. Se les facilitara ayuda en montaje, de manera puntual, en el caso de necesitarla.
Promoción evento	Anuncios en TV, Prensa escrita, rueda de prensa medios, cuñas de  radio, carteles, trípticos, ferias, etc.	Dirección Gral. De Turismo Diputaciones de Cáceres y Badajoz. Grupos de Acción Local. Asociaciones y federaciones empresariales.
Infraestructuras	Escenarios, vallas, vehículos urbanos, contendedores basura, aseos móviles, centro de coordinación, etc.	Ayuntamiento de Trujillo, Diputaciones, Mancomunidades
Seguridad	Establecimiento de plan de seguridad y evacuación del evento	Policía Local, Policía Nacional (paisano)Guardia Civil, Protección Civil, Cruz Roja
Organización y Coordinación	Organigrama de RRHH	Ayuntamiento de Trujillo Y Rutas por Extremadura
Cooperación y estructuración financiera	Coordinación y logística de ingresos y gastos del festival	Patrocinio y colaboración de una entidad financiera (NEX)